Archivage électronique
De quoi s'agit-il ?
La conservation de données ou de documents sous un format
électronique.
Via la loi
du 21/07/2016 (également appelée
Digital Act), le législateur belge a instauré le cadre légal nécessaire pour
l'archivage électronique.
Bon à savoir
L'USS suit de près cette évolution visant à mettre en place un système caractérisé par de faibles coûts, des règles et normes simples et transparentes, des programmes de certification allégés, de la souplesse, une offre de services abondante et un large éventail de fournisseurs pour ces services.
Les membres de l'USS peuvent suivre le dossier sur le forum
de l'USS.
Évolution
- 21 mars 2021 : publication du schéma de certification, tant pour les services d'archivage que pour l'archivage interne.
- Janvier 2021 : KPMG et EY se portent candidats pour l'audit du schéma de certification des services d'archivage développé par le SPF Économie. Ce schéma doit permettre aux fournisseurs de services de développer des services d'archivage électronique au profit des organisations.
- 29
mars 2019 : Publication de l'arrêté royal fixant les numéros de référence
des normes applicables au service d'archivage électronique qualifié,
p. 38643. - L'USS fait savoir le 23/05/2017 au cabinet De Croo que l'obligation d'utiliser le service d'archivage électronique qualifié était inacceptable pour les SSA. Après une intervention commune avec la FEB, l'USS a reçu les garanties suivantes de la part du Cabinet De Croo :
- Pas de passage obligatoire via un service d'archivage externe : le projet de loi offre très clairement aux secrétariats sociaux la possibilité d'exploiter eux-mêmes un service d'archivage interne. (Article 33 et article 2 point 17°). Un prestataire de services HR peut faire office de service d'archivage.
- Pas d'audit biannuel obligatoire : les entreprises qui se chargent de l'archivage en interne sont dispensées de l'obligation d'un audit biannuel (art. XII.28 §2).
- Les documents que les secrétariats sociaux conservent via l'archivage qualifié ont la même force probante que les versions papier : le projet de loi répond au vide juridique apparu à la suite de la loi du 3 juin 2007. Le projet de loi n'a aucune influence sur l'AR du 22 mars 1993 qui attribue déjà force probante à certains documents dans la sécurité sociale.
- Pour pouvoir procéder à l'archivage qualifié, un secrétariat social doit se faire agréer une seule fois : les exigences à remplir sont fixées par la loi (ANNEXE I du Titre II du Livre XII CDE). Plusieurs normes verront le jour via AR pour simplifier l'agrément. Pour être agréé, il convient d'introduire une déclaration à l'Organe de contrôle au sein du SPF Économie (Service Qualité et Sécurité). Cette déclaration doit être accompagnée d'un rapport d'évaluation unique rédigé par un organe pour l'évaluation de la conformité. Ces organes seront accrédités par le SPF Économie après le 1er juillet 2016.
- L'approbation par l'organisme d'évaluation de la conformité donne aux secrétariats sociaux la certitude absolue que leurs archives électroniques ont la même force probante que les documents papier.