e-archivering

Wat?

Het bewaren van gegevens of documenten op een elektronische wijze.

De Belgische wetgever heeft in de wet van 21/07/2016 (ook Digital Act genoemd) het wettelijk kader voor de elektronische archivering ingevoerd.

Wat u moet weten

In het kader van EIDAS 2.0 zijn een aantal initiatieven bezig om e-archivering mee in deze verordening te krijgen. Het valt af te wachten wat dit gaat opleveren.

De USS volgt de evolutie op de voet, om te komen tot een systeem met lage kosten, eenvoudige en transparante regels en normen, lichte certificatieschema's, flexibiliteit, een groot aanbod van diensten en de aanbieders ervan.

Een lijst van de erkende aanbieders van een gekwalificeerde ektronische archiveringsdienst staat op de website van de FOD Economie.

Leden van de USS kunnen het dossier opvolgen op het USS-forum.

Evolutie

13 december 2023: Docbyte is het eerste bedrijf dat aan de Trust List is toegevoegd als Qualified Trust Service Provider voor gekwalificeerd elektronisch archiveren.
21 maart 2021: publicatie van het certificatieschema, zowel voor de archiveringsdiensten als voor de interne archivering.
Januari 2021: KPMG en EY zijn kandidaat om het certificatieschema voor archiveringsdiensten te auditen dat door de FOD Economie ontwikkeld wordt. Dit moet serviceproviders toelaten om elektronische archiveringsdiensten te ontwikkelen voor organisaties.
29 maart 2019: Publicatie Koninklijk besluit tot vaststelling van de referentienummers voor normen inzake de gekwalificeerde elektronische archiveringsdienst, bl. 38643.
23 mei 2017: reactie USS naar Kabinet De Croo dat het werken met een verplichting om gebruik te maken van gekwalificeerde elektronische archiveringsdienst voor de sociale secretariaten onaanvaardbaar is. Na een gemeenschappelijke tussenkomst met het VBO verkreeg de USS de volgende garanties vanwege het Kabinet De Croo:

Geen verplichte passage via een externe archiveringsdienst: het wetsontwerp biedt sociale secretariaten zeer duidelijk de mogelijkheid om zelf een interne archiveringsdienst uit te baten. (Artikel 33 en artikel 2 punt 17°). Een HR-dienstverlener kan als archiveringsdienst functioneren.
Geen verplichte tweejaarlijkse audit: bedrijven die intern archiveren zijn vrijgesteld van de verplichting van een tweejaarlijkse audit (art. XII.28 §2)
De documenten die sociale secretariaten via gekwalificeerde archivering bewaren, hebben zelfde bewijskracht als papier: het wetsontwerp biedt een antwoord op het juridisch vacuüm ontstaan door de wet van 3 juni 2007. Het wetsontwerp heeft geen enkele invloed op het KB van 22 maart 1993 dat reeds bewijskracht toekent aan bepaalde documenten in de sociale zekerheid.
Om aan gekwalificeerde archivering te kunnen doen, moet een sociaal secretariaat zich eenmalig laten erkennen: de eisen waaraan moet voldaan worden, zijn voorzien in de wet (BIJLAGE I van Titel II van Boek XII WER). Via KB zullen een aantal normen opgemaakt worden om de erkenning te vergemakkelijken. Om erkend te worden moet men aangifte doen bij het Toezichthoudend orgaan binnen de FOD Economie (Dienst Kwaliteit en Veiligheid). Deze aangifte moet vergezeld zijn van een éénmalig evaluatieverslag opgemaakt door een orgaan voor de evaluatie van de conformiteit. Deze organen zullen geaccrediteerd worden door de FOD Economie na 1 juli 2016.
De goedkeuring door de conformiteitsbeoordelingsinstantie biedt sociale secretariaten de absolute zekerheid dat hun elektronisch archieven dezelfde bewijskracht hebben als papieren documenten.